Een “melder” is elkeen die bij vzw Zorggroep Zusters van Berlaar werkzaam is of is geweest of werkzaamheden heeft verricht in welke hoedanigheid dan ook: werknemer, zelfstandige, interim of consultant, bestuurder, leidinggevende, maar ook vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs en eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van vzw Zorggroep Zusters van Berlaar.

Melders wier werkrelatie nog moet aanvangen, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen, kunnen ook beroep doen op deze meldprocedure.

Elke melder moet te goeder trouw optreden. Opzettelijk valse informatie melden of openbaar maken wordt op grond van het strafwetboek bestraft.

Alle informatie over feitelijke of mogelijke inbreuken die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waarvan de melder kennis heeft binnen de werkgerelateerde context en die hij wil onthullen. Tot die informatie horen ook redelijke vermoedens.

Deze inbreuken dienen te behoren tot de volgende toepassingsgebieden:

– Overheidsopdrachten
– Financiële diensten, producten en markten, voorkomen van witwassen van geld en financiering van terrorisme
– Productveiligheid en productconformiteit
– Veiligheid van het vervoer
– Milieubescherming
– Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
– Veiligheid van levensmiddelen, dierenvoeding en dierengezondheid en dierenwelzijn
– Volksgezondheid
– Consumentenbescherming
– Bescherming van persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, beveiliging van netwerk en informatiesystemen
– Financiële belangen EU of verstoring interne markt
– Bestrijding van belastingfraude en sociale fraude.

Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan, in alle vertrouwen en zonder sancties voor de melder. Ook anonieme meldingen worden met ernst opgevolgd. Bij niet-anonieme melding wordt een vertrouwelijke behandeling gewaarborgd.

Waar melden (het intern meldkanaal)

Je ontvangt een bevestiging van je melding binnen 7 dagen na de melding.

De meldingsbeheerder zal de communicatie met jou onderhouden. Zij zal zo nodig bijkomende informatie opvragen maar ook feedback geven. Deze feedback volgt maximum 3 maanden na de ontvangstmelding en kan één keer met nog eens 3 maanden verlengd worden.

Het meldkanaal en de opvolging van de melding zijn zo georganiseerd dat de veiligheid maximaal wordt gegarandeerd en de vertrouwelijkheid en geheimhouding worden beschermd van de identiteit van de melder, de melding en eventueel genoemde derden.

Als melder geniet je onmiddellijk van een beschermd statuut als klokkenluider tegen mogelijke represailles. Bij anonieme melding zal je bescherming genieten als je wordt geïdentificeerd.

Je wordt daarbij begeleid door de meldingsbeheerder die contact opneemt met HR. Het houdt ook in dat de vzw Zorggroep Zusters van Berlaar moet aantonen dat het handelen of het niet-handelen niet in verband staat met de melding.

De personen die een actieve ondersteuning geven aan de melder tijdens de meldprocedure (vb. een collega of een lid van een werknemersorganisatie) of familieleden van de melder genieten van dezelfde bescherming.

Elke verwerking van de melding gebeurt in overeenstemming met de GDPR. Niet gemachtigde personen hebben geen toegang tot de gegevens.

Het register van elke ontvangen melding beantwoordt aan de geheimhoudingsvereisten en meldingen worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk en evenredig is voor het onderzoek en de remediering van de melding.

Indien je vraagt om een gesprek, kan hiervan, met jouw toestemming, een verslag worden gemaakt dat je kan controleren, corrigeren en tekenen.

Vertrouwen is de kernwaarde. Om dit te verzekeren, is het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder gebonden door een bijzondere geheimhouding in het belang van de melder.

Het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder zal meldingen kunnen toetsen en volledig vertrouwelijk en maximaal geanonimiseerd, onderzoeken binnen een redelijke termijn. Zij is ook verplicht daarover te communiceren met de melder.

Het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder kan evenwel een herbestemming van de melding voorstellen aan de melder zodat de melding het juiste traject kan volgen. De melder is niet verplicht dit voorstel te aanvaarden.

Het intern meldkanaal/ meldingsbeheerder stelt éénmaal per jaar een jaarverslag op over de werking dat ter validatie wordt voorgelegd aan het auditcomité van de vzw. Het directiecomité ontvangt dit jaarverslag ter informatie. Het bestuursorgaan ontvangt jaarlijks een samenvatting van voornoemd jaarverslag via de voorzitter van het auditcomité.